新型コロナウイルスの感染拡大に伴い、自宅でのテレワークが定着した。対面での打ち合わせが困難になった現状、圧倒的に増えたのが「メール仕事」。そんな中で注目された書籍「気のきいた短いメールが書ける本」(ダイヤモンド社)の著者・中川路亜紀氏に、メール仕事の在り方や迷った具体例について、アドバイスをいただいた。
－メールで業務を始めてメールで終わる。コロナ禍の仕事での心構えとは。
「メールは活字ですので、話し方や表情などが見えないために、お互いの人物像や気持ち的な面が伝わりにくいという側面があります。対面自粛が広がり、以前であれば、会いに行っていたという場面でもメールで済ましてしまうことは増えていますが、それだけにメールの印象がとても重要になっています。初めての相手には、丁寧な書き方が必要ですが、だからといって長ければよいというものでもありません。要件を端的にまとめる、段取りよく伝えるといった要領のよさが求められます。微妙な内容、複雑な内容では無理に文字ですべて伝えようとせず、電話やオンラインでのやりとりを打診して、ノンバーバルコミュニケーション（表情や声のトーンなど言語以外のコミュニケーション）を入れると、話がスムーズにつながります」
－事務的なやり取りだけでは味気ないので、こちらの個性を少し加味する工夫があれば。
「要件が簡単に済むのであれば、余計なことは書かないでおくのが、むしろマナーです。そこに時間を割くのももったいないと思います。どうしても何か書きたいのであれば、自分の周囲の近況などを添えてはどうでしょう。例えば、『外出自粛が響いたのか、よく仕事帰りに寄っていた居酒屋が閉店してしまい、がっかりしています。コロナはまだまだ収まりそうにありませんが、くれぐれもお体にお気をつけください』といったようなことです」
－相手の間違いを指摘する時は？例えば挨拶に「コロナ渦への対応でお忙しいとは思いますが」などと誤字があったとき、(Ａ)スルー(Ｂ)ストレートに指摘…のどちらがよいでしょう？
「仕事の進行に支障がなければ、A。このようなあいさつ文の誤字をいちいち指摘するのは、相手を不快にさせるだけです。そのままにしておくと支障がある場合は、Ｂ。書かれている文章が印刷物になってしまうなどの場合は、『コロナ渦』は『コロナ禍』かと思いますので、修正させていただきます…などとさらりと書く。凝りすぎると、かえって失礼」
－メールの文末には自分の姓のみを書いていますが、先方がご自身の名前に「拝」を添えて送ってこられる場合、自分も名前の後に「拝」を入れて返信しないと失礼に当たるのかと迷いつつ、慣れないことをするのも何か違うなと思ったり…。どうしましょう？
「まったく失礼ではありません。『拝』は最後に相手に敬意を表する手紙の習慣ですが、面白がって使う人がいて、最近少しはやっているようです。『拝』の使い方には諸説ありますが、メールの標準的なマナーではありません。使うかどうかは好みの問題だと思います。ただし、ビジネスメールの場合、連絡先等の必要事項が入った署名は必須ですので、『拝』を書いて署名がないというのはよろしくないと思います」
本書では「気のきいた短いメール」を書くための400フレーズの文例やノウハウを掲載。「メールを1分で返せば、仕事の効率も10倍に」というスタンスで分かりやすく解説されている。コロナ禍によって今後もさらに進むであろうテレワーク。メールの文面が仕事の結果を左右するようになってきたと言っても過言ではない。
