コロナ禍で加速したリモートワーク。アフターコロナでも仕事・生活の選択肢を広げる働き方としてリモートワークを希望する人は多いのではないでしょうか？
一言にリモートワークと言っても、仕事内容や仕事の進め方は様々。一見、リモートではできないと思っても、仕組みによってリモート化できる職種はたくさんあります。「リモートアシスタント」という働き方で行う「オンラインでの秘書業務」について詳しく解説します。
オンラインで秘書業務？「リモートアシスタント」という働き方
突然ですが、「秘書」はリモートワークできる仕事だと思いますか？ 「いつもオフィスで待機している」「常に社長に帯同している」などのイメージから、秘書のリモートワークは難しいと思っている人もいるかもしれません。しかし、実際には多くの秘書業務をリモートワークで行うことが可能です。オンラインで企業の様々な仕事をサポートする「リモートアシスタント」という働き方で、出社せずに自宅で秘書として働いている人がたくさんいます。
秘書の仕事内容、オンラインでの進め方
そもそも、「秘書」とはどんな仕事でしょうか？ メール対応、日程調整、資料作成、データ入力、出張手配、各種申請手続きなどの他、突発的なお願いも発生するでしょう。
しかし、全てのタスクに共通するのは「コミュニケーション（依頼を受ける）」「ディレクション（誰がどのように進めるかを決める）」「オペレーション（実際に作業をする）」という3つの手順です。
出社型の秘書の場合、1社に出社し、3つの手順をすべて1人で行うのが一般的かもしれません。しかし、「リモートアシスタント」としてオンラインで秘書をする場合には、自宅で複数企業の秘書をすることができます。3つの手順を役割ごとに分け、チームで複数企業の秘書業務を担当するのです。
例えば、株式会社キャスターでは「リモートアシスタント」を「コミュニケーションとディレクションを担うフロントアシスタント」と、「オペレーションを担うキャスト」の2つの役割に分け、複数企業の秘書業務をチームで請け負っています。
実際の流れとしては、まずはフロントアシスタントが窓口となってクライアント企業の依頼内容をヒアリング。各タスクにマッチするスキルや専門性を持つキャストにタスクを割り振り、キャストは自分に割り当てられたタスクを進めます。このようなチーム体制により、オンラインで複数企業の秘書業務を円滑に進めることができるのです。
リモートワークで働く秘書が必要とされる背景
なぜ、リモートワークの秘書が必要とされているのでしょうか？企業側と働き手の両方から考えてみましょう。
まず、企業側は、人手不足が理由として挙げられます。出社を前提に秘書を探すと通勤できる範囲に住む人しか採用できませんが、リモートワークであればどこに住んでいても問題ないため、全国から優秀な人材を探すことができます。また、リモートアシスタントサービスは、自社で雇用する負担を減らせるのもメリットです。アウトソーシングすることで、教育やマネジメントのコストを下げられる他、休職や退職の影響を受ける心配もありません。
働き手は、リモートワークでオフィスへの通勤が不要で、通勤時間を有効活用できます。空いた時間を家事や家族との時間に充てたり、趣味や勉強などに打ち込んだりするのもよし。また、好きな場所に住んで仕事ができたり、パートナーの転勤などの事情で引越しが発生しても、キャリアを変えたり仕事を続けることを諦めたりしなくていいことから、働き方の選択肢を広げられる仕事として注目されています。
リモートワークで秘書をするメリット、身につくスキル
オンラインでの秘書業務では、複数企業を担当することができるからこそのメリットがあります。
複数企業を担当することで、同時にさまざまな業界や業種、ベンチャー企業から大企業まで多様な会社と関わることができるため、幅広い知識と経験が身につきます。また、物事を俯瞰して見る目を養うことができ、視野が広がります。
オンラインでの秘書業務に向いている人・向いていない人
秘書業務は、それぞれの場面で求められるスキルが異なります。コミュニケーション・ディレクション、オペレーションの役割ごとに、向き不向きを考えてみましょう。
【コミュニケーション・ディレクション】
オンラインでの秘書業務の中でも、コミュニケーション・ディレクションを行うのに向いているのは、マルチタスクが得意な人、オンラインでたくさんの人とコミュニケーションを取ることが好きな人です。効率化やルーチン化を図りつつ、突発的なことに柔軟に対応できる能力も求められるでしょう。秘書業務は多岐にわたるため、様々なことへの興味関心が高い人、変化を楽しめる人にも向いていると言えます。
接客業、サービス業などを経験したことのある人は、対人スキルや対応力、アドリブ力を活かせる場面も多いです。特定の専門性を持っていなくても、まず自分でやってみる姿勢を持てる人は秘書業務のコミュニケーション・ディレクションの面で力を発揮できるでしょう。
逆に、特定分野の専門性を高めたい人や決められた仕事だけに集中したい人には、秘書業務でコミュニケーション・ディレクションの役割を担うのには向いていない可能性があります。
【オペレーション】
オペレーションに向いているのは、効率化やルーチン化が得意な人や特定分野に高い専門性を持っている人です。例えば、経理・労務・人事などの経験者、プログラミング等ITスキルを持つ人、翻訳業務の経験等、特定のスキルを持っている人は、それらに特化したタスクをこなし、さらに能力を伸ばしていくことができます。
逆に、新しいことや突発的なことへの対応が苦手な人や、複数のプロジェクトや施策に幅広く関わることが苦手な人には、オペレーションは向いていないと言えるかもしれません。
将来のキャリアパス
前述した通り、オンラインでの秘書業務は同時に複数企業を担当することで幅広い知識と経験が身につくため、あらゆる業界の仕事や職種に活かすことができます。
リモートアシスタントとしての経験を積んだ後は、エグゼクティブを担当する秘書のスペシャリストを目指す人もいれば、秘書たちを統括するマネージャー職へと進む人もいます。また、様々な業務経験をする中で、自身の適性が明確になり、営業や広報などの別職種にキャリアチェンジするケースもあります。
自宅にいながら、常に新しい業界・会社と出会うことができる環境は、ビジネスの視野を広げることにもつながり、将来的に自分が働きたい業界や仕事が見つかるヒントになるかもしれません。
リモートワークをしたい方、キャリアの選択肢を広げたい方は、「リモートアシスタント」という働き方も検討してみてはいかがでしょうか。
◇ ◇
【この記事の寄稿者】株式会社キャスター・CASTERBIZ関連事業・佐藤治子（さとう・はるこ）さん
2015年、オンラインリモートサービス「CASTER BIZ」のカスタマーサービス担当として株式会社キャスターに入社。その後、クライアントとの窓口となるフロント担当を経て、CASTER BIZ事業部マネージャーに就任。100名規模のメンバーをリモートで統括するとともに、事業運営およびマネジメントクラスの育成を担う。2021年4月、執行役員に就任。リモートワーク歴8年目。
株式会社キャスターは、「リモートワークを当たり前にする」をミッションに掲げ、創業時よりフルリモート経営で組織運営。フレックス制度など、柔軟に働ける環境を整えております。現在、800名以上のリモートワーカーが在籍しています。
