ビジネスチャットが浸透してきているものの、「社内のコミュニケーションツールはメールがメイン」という企業もまだまだ多いのではないでしょうか。そこで、職場で社内メールを使っている全国の男女374人（女性194人・男性180人）に聞いたところ、社内メールで改善してほしいことは「独自のルールが多い」「システムが使いにくい」などに回答が集まったそうです。
株式会社ライズ・スクウェアが運営するWebメディア「RS MEDIA」が、2022年7月～8月の期間に「社内メールで改善してほしいことに関する意識調査」と題して実施した調査で、20代（28.6％）、30代（35.6％）、40代（24.3％）、50代（10.7％）、60代以上（0.8％）の人が回答しています。
はじめに、「社内メールの使用頻度」を聞いたところ、78.0％の人が「週5回～毎日」と回答。次いで、「週2回～4回」（15.8％）、「週1回」（4.0％）と続いた一方で、「使用しない」と回答した人も0.3％いたそうです。
また、「社内メールを毎日使う」と回答した人に「1日に使う回数」を聞いたところ、「10回以上」（49.6％）が最多に。次いで、「4～9回」（27.3％）、「2～3回」（18.9％）という結果になりました。
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続いて、「社内メールを使うのはどんなときですか」と聞いたところ、1位は「日々の報連相」（180人）でした。次いで、2位は「依頼・指示のやりとり」（99人）、3位は「情報共有するとき」（55人）、4位「資料を送付するとき」（52人）と続きました。上位の結果と具体的な内容は以下の通りです。
【1位：日々の報連相】
▽部署間での業務連絡をするとき（24歳・男性）
▽顧客から電話があったときの要件を伝えたり、部署内での連絡事項に使っています（45歳・男性）
▽上司に仕事の進捗状況を報告するとき（54歳・女性）
【2位：依頼・指示のやりとり】
▽システム運用をしているので、他部署からの依頼受付にメールを使う（38歳・男性）
▽部下や他部署にお願いごとをする際や、上司からの指示を受けるとき（56歳・男性）
【3位：情報共有するとき】
▽気になる記事やニュースなど、社内のみんなと情報を共有したいとき（26歳・女性）
▽客先情報の社内展開（33歳・男性）
▽対外的なメールを上司やチームで共有するとき（42歳・女性）
【4位：資料を送付するとき】
▽作成した契約書を営業に送るとき（24歳・女性）
▽ネットワークに接続していないPCにデータを送ってもらうため（38歳・女性）
▽書類ファイルのやり取り（45歳・男性）
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また、「社内メールで改善してほしいこと」を聞いたところ、1位は「独自のルールが多い」（112人）でした。次いで、2位は「システムが使いにくい」（111人）、3位は「自分に関係ないメールが届く」（31人）、4位は「他ツールを利用したい」（16人）といった回答が上位に並んだそうです。上位の結果と具体的な内容は以下の通りです。
【1位：独自のルールが多い】
▽メール送信エラー防止目的で、「同じ内容のメールを2回送る」というルールがある。めんどくさいので止めたい（25歳・男性）
▽いちいち頭に「お疲れさまです」をつけるのが煩わしい（33歳・女性）
▽CCの宛先がどんどん増えていく文化（38歳・男性）
【2位：システムが使いにくい】
▽いちいち「承知致しました」と返信するのが面倒なので、「承知致しましたスタンプ」や「承知致しましたボタン」がほしい（24歳・女性）
▽メールの検索機能が使いにくいので改善してほしい（32歳・女性）
▽メールボックスの容量が少ない（45歳・男性）
【3位：自分に関係ないメールが届く】
▽自分に無関係なシステム情報が1日に何通も来るのをどうにかしてほしい（33歳・女性）
▽知る必要のない内容のメールが選別なくCCで送られてくると、時間を無駄に費やしてしまいます（49歳・男性）
【4位：他ツールを利用したい】
▽「確認しました」など不要な返信が多いので、チャットのようにもう少し簡易なものにしてほしい（27歳・女性）
▽重要なことだけメールで、そのほかは他のツールにしてほしい（32歳・男性）
▽メールでやりとりすること自体が手間と感じる。チャットを導入してほしい（35歳・男性）
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調査を行なった同社は「チャットは『挨拶文抜き』『ラフなコミュニケーション』が特徴なので、新しいツールを導入することで職場の文化が変わる可能性も。『ルール』ではなく『ツール』を変えるほうが、案外簡単かもしれません」と述べています。
