とある食品メーカーで事務を担当するAさんは、いつも月末になるとため息が止まりません。理由は、売上関連の報告書類を本部へ送る締め切りが迫っているのに、担当部署の部長が忙しすぎて確認印を押してくれないからです。
部長はとにかく多忙で、デスクには常に大量の書類が積み上がっています。Aさんが所定のトレーに書類を入れても、いつの間にか他の資料に埋もれていつまで経っても確認してもらえないのでした。部長に直接催促することも考えましたが、その日の機嫌によって反応が大きく違い、タイミングを間違えると場の空気が険悪になることもあります。
こうした状況を改善するにはどうすればよいのでしょうか。中小企業診断士の仲田俊一さんに話を聞きました。
個人の問題ではなく、組織の課題
ー上司の承認待ちで業務が滞る場合、どのような問題が背景にあると考えられますか？
私自身、部下として働いていたころ、忙しい上司から印鑑をもらうためだけに、上司のスケジュール表とにらめっこしたり、席に戻ってくるタイミングをうかがって立ち続けたりしていました。今思えば、本来の業務とはまったく関係のないことに時間とエネルギーを使っていたと思います。
一方、管理職になってからは逆の立場も経験しました。私はプレイングマネージャーとして自分の業務を抱えながら部下の対応もする立場でしたが、承認作業が後回しになってしまい、「申し訳ない」という気持ちと「でも対応できない」というもどかしさの間で、自分自身もイライラしていました。
つまりこの問題は、担当者であるAさんの伝え方や努力が足りないのではなく、「会社の仕組み」と「上司の業務量・性格」が複雑に絡み合って起きていることがほとんどです。承認のルールやフローが整備されていない職場では、こうした「待ちのロス」は構造的に生まれ続けます。Aさんが悩んでいるのは、個人の問題ではなく、組織の課題といえるでしょう。
ーAさんが取り組める業務改善方法はどのようなものがあるでしょうか？
すぐに取り組めて効果的なのは、上司に直接相談して、検印の優先度を上げてもらうことです。私も管理職を経験してわかりましたが、部下の業務をマネジメントすることも責任者の仕事のうちです。Aさんのケースのように検印の遅れが業務に支障をきたしているなら、それは責任者のマネジメント不足と見られてもおかしくありません。
責任者が直属の上司であれば、定期的な面談の場を活用してください。「お忙しいのはわかっているのですが、検印が遅れると本社の担当者から指摘を受けており、私自身も大変困っています」と、事実として伝えるのがポイントです。
上司は部下から正式に面談を申し込まれると、「退職するつもりでは？」「何かハラスメントがあったか？」と、意外と動揺するものです。採用難が続くいま、見方を変えれば部下の立場は決して弱くありません。勇気がいるかもしれませんが、困っていることを正面から、正式な場で伝えることが、自分を助ける1番の近道です。
ーもし直属の上司ではない場合はどうしたらいいでしょうか？
もし直属でない場合でも、面談がもっとも効果的です。しかし問題の上司は気性が激しい方のようなので、直属の上司と面談で話し合ったうえで、上司同士で話をしてもらいましょう。これを実施することで、上司たちは問題を重要視し、仕組みの改善に取り掛かってくれる可能性もあります。
Aさんのケースでは本部に報告書類を郵送しているようなので、紙面でのやりとりからメールやFAXを使った報告方法に代替するのはいかがでしょうか。この改善によって郵送に必要だった2〜3日を短縮することが可能です。
◆仲田俊一（なかた・しゅんいち） 中小企業診断士
元広告制作会社ディレクター、元地方公務員（市の広報担当）。2016年に中小企業診断士資格を取得。広告会社での制作経験と、公務員時代の広報担当経験を活かし、現在は毎年50者以上の小規模事業者の売上向上・販路開拓を支援。マーケティング・SNS関連のセミナー登壇も多数。2児の父として年間135日の休日取得を実践するなど、ワークライフバランスを大切にしながら活動中。茨城県出身の就職氷河期世代。
▽仲田俊一中小企業診断士事務所
https://www.snakata.jp/
▽Instagram
https://www.instagram.com/shindanshi.1day1neta
▽X（旧Twitter）
https://x.com/nakata4dan4
▽note
https://note.com/nakata4dan4
