日々のメールのやりとり、関連部署との連絡、スケジュール調整などをスムーズに進めるために、「業務効率化ツール」を導入してみたいと思っている人は多いのはないでしょうか。業務効率化ツールを利用している全国の男女159人（女性84人／男性75人）におすすめのツールを聞いたところ、「zoom」に人気が集まりました。
保険マンモス株式会社が2022年4月に実施した調査で、おもに30代（47％）、20代（28％）、40代（17％）、50代（6％）、10代（2％）の人が回答しています。
「おすすめの業務効率化ツール」の1位は「zoom」（49人）でした。次いで、2位に「ChatWork」（41人）、3位「Slack」（23人）、4位「Microsoft Teams」（13人）、5位「Dropbox」（10人）といった回答が続き、上位3つはやはりよく知られているツールが占める結果となりました。また、そのほかでは「Asana」「board」「eFax」「Google Workspace」「Google スプレッドシート」「Microsoft OneDrive」「Skype」「TimeTree」「UnitBase」「勘定奉行」などが挙げられたそうです。
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業務効率化ツールを導入した感想については、90％の人が「よかった」と回答。「どちらともいえない」（10％）という回答があったものの、「よくなかった」と回答した人はいなかったそうです。それぞれのツールを導入してよかった理由／どちらでもない理由は以下の通りです。
【ツールを導入してよかった理由】
▽zoom
・電話だけだと伝わりにくい内容や、初対面でのコミュニケーションを取る際には、やはり顔が見えた方がやりやすいと実感したから
・出張の移動時間を他の仕事に充てられるようになったから
・出張の交通費が削減できたから
・一つの部屋に集まる必要があった時代にあったタイムロスが消えたから
・顧客のターゲットエリアが広がったから
・ 認知度が高いため取引先も導入していることが多く、新規対応がスムーズにできたから
・文字だけでは怒っているのか喜んでいるのかわからないので、顔を見ながら話すことで相手の気持ちを理解するのに役立っています
▽ChatWork
・報連相が円滑になったから
・導入することで、受けられる仕事が増えたから
・コミュニケ―ションのために割いていた時間やストレスが減り、以前よりも仕事の効率が上がったから
・今のところ無料版で十分使える。アプリ版があるため、少しPCから離れても万が一の連絡がスマホでもとれるため便利だから
・タスク機能があるので、やらないといけないことがわかりやすいから
・受電についてタスク化でき、折り返しの漏れがなくなったから
・過去のやり取りの履歴が残っていて検索しやすいから
・今までは業務でもLINEを使用していましたが、オンとオフの区別を付けるためにもとても良いツールだと実感しています
▽Slack
・いちいちメールソフトを立ち上げる必要がない。仰々しい挨拶も省ける。Slack内でちょっとしたミーティングもできるのでコミュニケーションがとりやすくなった
・ 今までコミュニケーションが不足していた部署とも手軽に連絡がとれるようになったから
・先行でDropboxを使ってデータを共有していましたが、その後共有の効率化からSlackを導入しました。DropboxとSlackは連携できるので今では社内で必要不可欠なツールになっています
・メールは顧客、社内はSlackで棲み分けができて管理しやすくなったと思うから
・個人だけではなくグループでもやり取りができる点、自分宛にきているメッセージがあると件数を表示してくれる点、メッセージを読んだことをスタンプのみでも知らせることができる点など、使い勝手が良いと感じたから
・自分だけのリマインダー設定ができて作業するのに便利だから
・他システムとの連携や公開apiを利用することができるため、障害情報の通知にも利用できて助かっているから
▽Microsoft Teams
・チャット、web会議を1つのツールで完結できて便利だから
・Power Automate（Microsoft社の自動ワークフロー作成ソフト）との連携で自動投稿や条件付き処理などを活用できるから
・今まで共有ファイルの同時作業では現在誰が何を編集しているかわからず、ファイルがうまく保存できずファイルが破損することが多かった。Teamsはクラウド上のファイルの共同作業で4から5人で同時作業しても誰が何を編集しているかが分かり非常に作業効率が上がったから
・これまでメールでやりとりをしていた作業をTeamsに集約。個人間の連絡を直感的にやりとりができる点、数人単位でチームを作成しクローズなやりとりも可能な点、資料共有もクラウド保存される事で過去資料までのアクセスが容易になった点、Tems内で会議ができる点などメールで行っていた作業プラスαの業務ができ業務効率が上がったと感じているから
【ツールを導入したがどちらともいえない理由】
▽zoom
・移動等の無駄な時間が無くなったのは良いが、対面時の空気感や親近感を掴むのが難しいから
・移動の時間がないので、そのせいで会議が無駄に長引くようになったから
・無駄話や議題からの脱線が減ったのはいいが、いかにも業務的で冷たい感じがするようになったため
▽ChatWork
・タイミングが合ったり合わなかったりする場合があり、メールよりも気をつかうことが出てきたから
・多くのチャットグループを作成しようと思うと、有料版にしないといけないから・無駄だと感じる連絡が多くなったから
▽Slack
・取引先が導入していないと使えないから
・操作項目が多くてわかりづらかったから
・連絡以外のツールを使いこなせない従業員が多いから
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また、「今後、導入してみたい業務効率化ツール」については、「zoom」「ChatWork」「Slack」「Dropbox」「Sansan」などに回答が集まりました。
ちなみに「どのようなジャンルのツールを使ってみたいですか」と聞いたところ、「Eightなどの名刺管理ツール」「BizRobo!、WinActorなどのRPAツール」「Trelloなどのスケジュール・タスク管理ツール」「Redmineなどのプロジェクト管理ツール」「Sales Hub、kintone 営業支援（SFA）パックなどのSFA（営業支援システム）」などが挙げられたそうです。
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なお、回答数としては少数でしたが、今後どのようなツールを導入するかヒントになりそうなものとして「Asena（タスク管理アプリ）」「desknet’s NEO（国産Webグループウェア）」「GENIEE SFA／CRM（国産営業管理ツール）「Miro（オンラインホワイトボードサービス）「wikipy（マニュアルを作成・管理できるツール）」「セキュアSAMBA」法人向けのオンラインストレージ」」「楽楽精算（クラウド型の経費精算システム）」などが挙げられたそうです。
最後に、「こんなツールが欲しい」については、「確定申告を簡単にできるツール（弥生会計シリーズ・申告freee・マネーフォワードシリーズなど）」「社内アンケートをweb上で簡単にできるツール（Questant・Googleフォーム・SurveyMonkeyなど）」「文章の要約ツール（QuickSummany・タンテキ・ユーザーローカル自動要約ツールなど）」「文字入力・文章自動添削・文章の要約ツール（Shodoブラウザー拡張・Google日本語入力beta・ATOK・文賢など）」などの声が寄せられた一方で、「特になし。これ以上増やされても困るのが本音」「お客様のニーズに合わせて、順次対応していきたいです」との声も寄せられたそうです。
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調査を行った同社は、「業務効率化ツールは導入するだけでは効果を得られません。本当に自分たちに必要なものを使いこなしてこそツールとしての意味があります。何を導入するのか考えると同時に、どうやって使いこなして業務を効率化していくのか、本来の目的についてもよく考えたいものです」と述べています。
